Datenschutzerklärung

Polingo GmbH – Website und Vorbesteller-Shop unter polingo.io
Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Polingo GmbH
Mergenthalerallee 73–75
65760 Eschborn, Deutschland
vertreten durch die Geschäftsführerin Nicole Spielmann
E-Mail: hello@polingo.io
Handelsregister: Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 144392

Ansprechpartnerin für Datenschutz:
Nicole Spielmann
E-Mail: hello@polingo.io
Bei allen Fragen zum Datenschutz können Sie sich direkt an unsere Ansprechpartnerin oder unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Allgemeine Hinweise

2.1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website polingo.io sowie bei der Nutzung unseres Online-Shops einschließlich Vorbestellungen und Anzahlungen.

Für die Polingo-App und die damit verbundene Nutzung unserer Sprachbegleiter-Produkte gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung, die Ihnen in der App zur Verfügung gestellt wird.

2.2 Kinder und Jugendliche

Unsere Website und unser Shop richten sich an Erwachsene, insbesondere Eltern und Erziehungsberechtigte. Über die Website erheben wir wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Polingo-App durch Kinder ist in der gesonderten Datenschutzerklärung der App geregelt.

2.3 Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Für das Speichern von und den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung (z. B. Cookies) gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

2.4 Empfänger und Auftragsverarbeitung

Wir setzen für den Betrieb der Website und des Shops externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag tätig werden (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Mit diesen haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an Zahlungs- und Versanddienstleister), wenn Sie eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

2.5 Datenübermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in Kanada und den USA. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Übermittlungen in die USA stützen wir auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), sofern der Empfänger dort zertifiziert ist, ergänzend bzw. hilfsweise auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den jeweiligen Garantien zur Verfügung.

2.6 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen. Insbesondere bewahren wir Geschäfts- und Buchungsunterlagen gemäß § 257 HGB sechs Jahre und gemäß § 147 AO zehn Jahre auf. Während dieser Zeit ist die Verarbeitung eingeschränkt.

2.7 Datensicherheit

Die Website wird ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (https) ausgeliefert. Zahlungsdaten werden nicht von uns, sondern ausschließlich von den in Abschnitt 8 genannten Zahlungsdienstleistern verarbeitet.

2.8 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3. Hosting und Shopsystem: Shopify

Unsere Website und unser Shop werden über die E-Commerce-Plattform Shopify betrieben. Anbieter ist die Shopify International Limited, Victoria Buildings, 1–2 Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Irland, eine Tochtergesellschaft der Shopify Inc., 151 O'Connor Street, Ottawa, Ontario K2P 2L8, Kanada.

Shopify stellt die technische Infrastruktur (Hosting, Content Delivery Network, Shopsystem, Checkout) bereit. Sämtliche auf der Website erhobenen Daten – einschließlich Bestell-, Kunden- und Zugriffsdaten – werden auf Servern von Shopify gespeichert. Diese befinden sich in der EU, Kanada und den USA. Shopify Inc. ist nach eigenen Angaben unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Wir haben mit Shopify einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Shopify Data Processing Addendum) geschlossen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, zuverlässigen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Soweit Daten zur Abwicklung von Bestellungen verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.

Weitere Informationen: https://www.shopify.com/de/legal/datenschutz

3.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Gewährleistung des Betriebs, der Sicherheit und zur Fehleranalyse. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht, sofern nicht eine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken bei einem Sicherheitsvorfall erforderlich ist.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage). Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden:

• Technisch notwendige Cookies: Sie sind für den Betrieb der Website erforderlich, etwa für den Warenkorb, den Checkout, Sicherheitsfunktionen und die Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Nicht notwendige Cookies (Analyse, Marketing): Diese setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 11.

Für die Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligung nutzen wir das Einwilligungsbanner von Shopify (Shopify International Limited, Anschrift siehe Abschnitt 3). Beim ersten Besuch der Website werden Sie darüber um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder Ihre Auswahl ändern, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link im Fußbereich der Website erneut aufrufen. Ihre Auswahl wird in einem Cookie gespeichert, damit sie bei Folgebesuchen berücksichtigt wird.

Unabhängig davon können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies nur im Einzelfall erlaubt, generell abgelehnt oder beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Bei einer Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität des Shops eingeschränkt sein.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Über das Kontaktformular erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht sowie – freiwillig – Ihre Telefonnummer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Fristen auf.

6. Kundenkonto

Sie können in unserem Shop optional ein Kundenkonto anlegen. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, Ihre Anschrift sowie Ihre Bestellhistorie gespeichert. Das Kundenkonto ermöglicht Ihnen, Bestellungen und Vorbestellungen einzusehen und Ihre Daten für künftige Bestellungen zu hinterlegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Nutzung von Shop Pay (Shopify) können Ihre Zahlungs- und Adressdaten bei Shopify hinterlegt werden, um sie bei künftigen Einkäufen in Shopify-Shops wiederzuverwenden. Dies erfolgt nur, wenn Sie dies im Checkout aktiv auswählen; insoweit ist Shopify eigenständiger Verantwortlicher.

Sie können Ihr Kundenkonto jederzeit löschen lassen, indem Sie uns eine Nachricht an hello@polingo.io senden. Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern müssen, werden für die weitere Verarbeitung gesperrt.

7. Bestellungen, Vorbestellungen und Anzahlungen

Wenn Sie in unserem Shop bestellen oder vorbestellen, verarbeiten wir die zur Abwicklung erforderlichen Daten:

• Vor- und Nachname, Rechnungs- und Lieferanschrift
• E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer (für Bestellbestätigung, Versandinformationen und Rückfragen)
• Bestelldaten (Produkte, Preise, Bestellzeitpunkt, Bestellnummer)
• Zahlungsart und Zahlungsstatus (die eigentlichen Zahlungsdaten werden ausschließlich vom jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet)

Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Kaufvertrags einschließlich Vorbestellung, Anzahlung, Verwaltung der Restzahlung, Lieferung, Rechnungsstellung, Gewährleistung, Widerruf und Rückerstattung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Aufbewahrung der Vertrags- und Buchungsunterlagen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.

7.1 Besonderheiten bei Vorbestellungen

Bei einer Vorbestellung mit Anzahlung speichern wir Ihre Daten bis zur vollständigen Abwicklung der Bestellung (Lieferung und vollständige Bezahlung) bzw. bis zur Rückabwicklung. Im Rahmen der Vertragsabwicklung informieren wir Sie per E-Mail über den Produktionsstand, den voraussichtlichen Liefertermin sowie die Fälligkeit der Restzahlung. Diese Nachrichten sind Bestandteil der Vertragsabwicklung und kein Newsletter; sie enthalten keine Werbung für andere Produkte, sofern Sie nicht gesondert eingewilligt haben.

7.2 Weitergabe an Dritte

Zur Vertragsabwicklung geben wir Daten an folgende Empfänger weiter, jeweils nur im erforderlichen Umfang: Zahlungsdienstleister (Abschnitt 8), Versanddienstleister (Abschnitt 9), unser externes Steuer- und Buchhaltungsbüro sowie – nur im Streitfall – Rechtsberater. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

7.3 Betrugsprävention

Shopify prüft Bestellungen automatisiert auf Anzeichen von Betrug (z. B. Abgleich von IP-Adresse, Rechnungs- und Lieferadresse). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Vermeidung von Zahlungsausfällen und Missbrauch. Eine Bestellung wird auf dieser Grundlage nicht automatisiert abgelehnt; auffällige Bestellungen werden von uns manuell geprüft.

8. Zahlungsdienstleister

Im Checkout können Sie zwischen verschiedenen Zahlungsarten wählen. Die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, Rechnungsadresse, Betrag, Bestellnummer, bei Kartenzahlung die Kartendaten) werden direkt an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt und von diesem in eigener Verantwortung verarbeitet. Wir selbst erhalten keine vollständigen Kartendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8.1 Shopify Payments

Shopify Payments wird von der Shopify International Limited (Anschrift siehe Abschnitt 3) angeboten. Die technische Zahlungsabwicklung erfolgt in Zusammenarbeit mit Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irland. Über Shopify Payments werden Kredit- und Debitkartenzahlungen sowie – soweit aktiviert – Apple Pay und Google Pay abgewickelt.

Datenschutzhinweise: https://www.shopify.com/de/legal/datenschutz und https://stripe.com/de/privacy

8.2 PayPal

Bei Zahlung über PayPal werden Ihre Daten an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg übermittelt. PayPal kann für bestimmte Zahlungsarten (z. B. Lastschrift, Kauf auf Rechnung über PayPal) eine Bonitätsprüfung durchführen; hierfür ist PayPal eigenständig verantwortlich.

Datenschutzhinweise: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full

8.3 Klarna

Bei Zahlung über Klarna (Rechnung, Ratenkauf, Sofortüberweisung) werden Ihre Daten an Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden übermittelt. Klarna führt für Rechnungs- und Ratenkauf eine Identitäts- und Bonitätsprüfung durch und ist hierfür eigenständig verantwortlich.

Datenschutzhinweise: https://www.klarna.com/de/datenschutz/

9. Versand

Zur Zustellung Ihrer Bestellung übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Lieferanschrift an den von uns beauftragten Versanddienstleister: DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer übermitteln wir an den Versanddienstleister nur, soweit dies für die Zustellung erforderlich ist, insbesondere zur Paketankündigung und Zustellabstimmung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zu Polingo, unseren Produkten, Neuigkeiten und Aktionen zu senden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokollieren wir den Zeitpunkt der Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit).

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail oder durch Nachricht an hello@polingo.io abbestellen. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Verteiler entfernt; wir behalten sie ggf. in einer Sperrliste, um sicherzustellen, dass Sie keine weiteren Newsletter erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für Verwaltung und Versand nutzen wir Shopify Email (Shopify International Limited, Anschrift siehe Abschnitt 3) als Auftragsverarbeiter. Unsere Newsletter können Mess-Pixel enthalten, mit denen wir auswerten, ob und wann eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Diese Auswertung ist von Ihrer Einwilligung umfasst und dient der Verbesserung unserer Inhalte.

10.1 Bestandskundenwerbung

Wenn Sie bei uns ein Produkt gekauft oder vorbestellt haben, können wir Ihnen im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG per E-Mail Informationen zu ähnlichen Produkten aus unserem Sortiment zusenden, ohne dass es einer gesonderten Einwilligung bedarf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an hello@polingo.io.

11. Webanalyse

Shopify stellt uns aggregierte Statistiken über Besucherzahlen, Herkunft, Conversion und Warenkorbverhalten bereit (Shopify Analytics). Die Verarbeitung erfolgt durch Shopify als Auftragsverarbeiter (Anschrift siehe Abschnitt 3). Soweit hierfür nicht technisch notwendige Cookies gesetzt werden, geschieht dies ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Einwilligung über das Cookie-Banner werden diese Cookies nicht gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Darüber hinaus setzen wir derzeit keine Analyse- oder Marketing-Dienste Dritter ein. Insbesondere sind weder Google Analytics noch der Meta-Pixel eingebunden.

12. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten ein Profil auf Instagram, um mit Interessenten und Kunden zu kommunizieren und über unsere Produkte zu informieren. Unsere Website enthält lediglich Links zu diesen Profilen, keine eingebetteten Social-Media-Plugins; beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an die Plattformen übertragen.

Wenn Sie unsere Profile besuchen oder mit ihnen interagieren, verarbeitet der jeweilige Plattformbetreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung. Soweit die Plattformen uns aggregierte Statistiken über die Nutzung unserer Profile bereitstellen (z. B. Instagram Insights), sind wir mit dem Betreiber gemeinsam verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Betroffenenrechte können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem jeweiligen Plattformbetreiber geltend machen; wir empfehlen die Geltendmachung direkt beim Betreiber, da nur dieser Zugriff auf die vollständigen Daten hat.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an hello@polingo.io oder an die in Abschnitt 1 genannte Anschrift.

13.1 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

13.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
https://datenschutz.hessen.de

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Website oder die eingesetzten Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter polingo.io/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Einwilligung erfordern, holen wir diese erneut ein.